Które wydatki są kosztami?

Które wydatki są kosztami?

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznawane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Pomiędzy kosztem, a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy (zobacz. np. interpretacja indywidualna nr ILPB1/4511-1-1301/15-3/KF) to, czy taki związek ma miejsce, decydujesz Ty, także Ty będziesz musiał udowodnić jego istnienie przed urzędem w razie kontroli. Dlatego wielu przedsiębiorców wpada w pułapkę, wliczając w koszty działalności gospodarczej niemal wszystko, licząc na to, że urząd skarbowy nie będzie zwracał uwagi na celowość wydatków.

Typowe koszty działalności gospodarczej

Koszty związane z założeniem działalności gospodarczej, koszty urzędowe - do kosztów działalności gospodarczej możesz wrzucić koszty rejestracji swojej firmy, opłat skarbowych, uzyskiwania porad prawnych, czy przygotowanie swojej pieczątki.

Środki trwałe - wszystkie urządzenia, maszyny, budynki, samochody, komputery i inne przedmioty, które będziesz wykorzystywał w prowadzeniu swojej działalności gospodarczej dłużej niż rok. Dzięki zaliczeniu ich w koszty działalności gospodarczej będziesz mógł w pierwszym roku swojej działalności zapłacić bardzo mały podatek lub wcale go nie zapłacić, jeżeli Twoje przychody nie zdołają pokryć wszystkich wydatków, które poniosłeś.

Materiały i towary - w koszty działalności gospodarczej możesz wrzucić również materiały, z których będziesz tworzył swoje produkty, a także towary, którymi będziesz handlował.

Wartości niematerialne i prawne - m.in. licencje (np. oprogramowanie komputerowe), autorskie prawa majątkowe, prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, znaków towarowych. Wartości te muszą służyć Twojej firmie dłużej niż rok i oczywiście, muszą być przez Ciebie wykorzystywane na potrzeby jej prowadzenia.

Czynsz i wyposażenie biura - do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć czynsz za najem lokali biurowych, czy innych budynków, np. magazynów, a także zakup potrzebnego Ci wyposażenia i środków czystości.

Rachunki za media, usługi telekomunikacyjne - prąd, gaz, internet, czy telefon. Oczywiście są one kosztami uzyskania przychodu z działalności firmy.

Wynagrodzenie pracowników -wypłacane swoim pracownikom, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych. Można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, za który były należne.

Wydatki na reklamę - koszty poniesione na działalność reklamową i marketingową firmy przyczyniają się też do osiągnięcia wyższych przychodów.

Składki ZUS - aby mogły zostać uznane za koszt podatkowy, muszą zostać opłacone. Istnieje także inna alternatywa. Zamiast zaliczać opłacone składki do kosztów uzyskania przychodu, można odliczyć je od dochodu stanowiącego podstawę wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Wyjazd służbowy - jeśli wyjeżdżasz na spotkanie z kontrahentem, na targi np. promujące twoją firmę lub szkolenie, które jest związane z prowadzonym przez ciebie przedsiębiorstwem, to pamiętaj o rozliczeniu takiej podróży w kosztach firmy.

Outsourcing - np. usługi księgowe czy prawne, będzie mógł być wrzucony w koszty działalności gospodarczej, o ile będziesz mógł udowodnić jego związek z osiąganymi przychodami lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Nietypowe koszty działalności gospodarczej

Koszty związane z firmowym rachunkiem bankowym i koszty kredytów - wszystkie wydatki związane z prowadzeniem i wykonywaniem operacji finansowych z firmowego rachunku bankowego. Od przychodów można również odliczyć odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, o ile pieniądze z tych pożyczek i kredytów zostały przeznaczone na firmę.

Polisa ubezpieczeniowa – aby mogła być wrzucona w koszty działalności gospodarczej musi obejmować składniki firmy, np. samochody czy budynki.

Jedzenie i alkohol - czy jedzenie i alkohol można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej? To zależy, czym się zajmujesz. Jeśli kupujesz alkohol na imprezę firmową, udowodnienie zasadności tego wydatku może być trudne, ale jeżeli prowadzisz sklep z alkoholem, a w ramach promocji tego sklepu chcesz nakręcić film z degustacją wina i wrzucić go na portal społecznościowy, to może być on uznany za nietypowy koszt uzyskania przychodu. Do kosztów możesz zaliczyć także poczęstunek dla swoich klientów, taki jak kawa, herbata, czy ciastka oraz zakup herbaty i kawy dla swoich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Ubrania - ubrania firmowe, takie jak odzież ochronna, czy uniformy dla pracowników mogą być wliczone w koszty działalności gospodarczej. Nawet garnitur, czy sukienka mogą być potraktowane jako koszt, jeśli tylko będą opatrzone logo firmy, a osoba, która będzie je nosić, będzie miała na co dzień spotkania z klientami – ubrania będą pełniły wówczas funkcję reklamową i będą mogły być wliczone w koszty.

Okulary dla pracowników - można zaliczyć je wówczas, gdy są to okulary dla pracowników, którzy spędzają przynajmniej połowę swojego czasu pracy przy komputerze.

Wydatki na psa lub kota - kolejne nietypowe koszty to wydatki na psa lub kota. Jako koszt prowadzenia swojej firmy możesz zaliczyć nawet karmę dla psa! Ważne, żeby wydatek był powiązany z przychodami, także, jeżeli pies pilnuje Twojego magazynu, czy placu to zabezpiecza on źródło Twoich przychodów, także wydatki związane z jego utrzymaniem, takiej jak karma, szczepienia, czy wizyta u weterynarza, możesz zaliczyć do kosztów. Tak samo może być w przypadku kota, który łapałby myszy w magazynie z żywnością, czy zbożami. Też w tym przypadku można logicznie powiązać kota z zabezpieczeniem źródła przychodów.

Książki i szkolenia - również książki, prenumeraty branżowych pism, czy szkolenia będziesz mógł zaliczyć do kosztów, o ile związane są bezpośrednio z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Ale uwaga – muszą to być koszty, które już teraz można powiązać z dochodami, czyli np. kursy potrzebne do obsługi klientów, takie jak kurs niemieckiego związany z pozyskaniem niemieckojęzycznego klienta.

Rower, skuter lub motor - kolejnym nietypowym kosztem podatkowym jest zakup roweru. Izba Skarbowa w Warszawie (26.05.2010 r., sygn. IPPB1/415-252/10-2/ES) przyznała rację doradcy podatkowemu, który zainwestował w rower ponad 3500 zł i chce go amortyzować. Doradca ma zamiar dojeżdżać rowerem do kancelarii, sądów i urzędów. Jeżeli Twoim środkiem transportu, dzięki któremu będziesz prowadził interesy, ma być rower, skuter, czy motor – też możesz wliczyć go w koszty prowadzenia firmy.

Wydatki, które nie są kosztami dla firmy

Ustawa o podatku dochodowym wymienia wydatki, które nie mogą być wliczone w koszty. I tak do kosztów firmy nie zaliczysz m.in.:

• wydatków poniesionych na nabycie gruntów
• grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar
• kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, takie jak kupno obiadu dla swojego klienta
• składek ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz na fundusz pracy.

Paradoksalnie, im większe koszty, tym lepiej, przynajmniej z perspektywy zapłaty podatku dochodowego. Wrzucanie wydatków w koszty firmy jest opłacalne. Warto jednak zawsze zachować zdrowy rozsądek i przed każdym mniej oczywistym wydatkiem firmowym zadać sobie pytanie, czy potrafisz uzasadnić jego słuszność. Jeśli tak, będziesz umiał wytłumaczyć się urzędnikowi przy ewentualnej kontroli; jeśli nie – zastanów się dwa razy przed wpisaniem go w koszty.