Senat przyjął ustawę, która skraca okres przechowywania dokumentów pracowniczych aż o 40 lat, jednak 10-letnia archiwizacja akt pracowniczych automatycznie obejmie tylko część dokumentacji. Wyjaśniamy, które dokumenty będzie można przechowywać krócej i jakie formalności są z tym związane.
Na podpis prezydenta czeka ustawa o elektronizacji oraz krótszym okresie przechowywania dokumentów pracowniczych. Według nowych przepisów:
- akta pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będą przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Przy czym pracodawcy będą zobowiązani przesyłać do ZUS rozszerzone raporty imienne umożliwiające ustalenie pracownikowi emerytury lub renty;
- akta pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. będą przechowywane przez 50 lat, chyba, że pracodawca złoży w ZUS określony w ustawie raport informacyjny, umożliwiający ustalenie emerytury lub renty pracownikowi, którego raport ten będzie dotyczył. Po dopełnieniu tego obowiązku, akta pracownicze będą mogły być przechowywane przez 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (należy pamiętać, że deklaracja o składaniu reportów informacyjnych będzie obejmowała wszystkich pracowników zatrudnionych w podanym okresie, a nie wybranych osób);
- akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. muszą być przechowywane przez 50 lat.