W dniu 3 kwietnia 2019 Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (RODO). Wprowadzi ona kilka zmian w zakresie, który może Państwa dotyczyć – mianowicie zmienia zapisy Kodeksu Pracy.
Nastąpiła zmiana w zakresie danych jakie można pobierać od kandydatów na pracowników – ujęto zamknięty katalog danych, czyli:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Pracodawca może uzyskać od kandydata także inne dane osobowe (np. umiejętności, znajomość jeżyków obcych itp.) jeśli kandydat wyrazi zgodę w aplikacji na ich przetwarzanie.
Proszę pamiętać, że nawet za zgodą kandydata pracodawca nie ma prawa przetwarzać danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. Oznacza to, iż tego rodzaju dane osobowe będą mogły być przetwarzane tylko w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich podania przez kandydata lub pracownika.
W przypadku danych biometrycznych zaproponowano, aby mogły być one także pobierane od pracownika i przetwarzane w sytuacjach, w których ich podanie będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Zmiana nastąpiła również w zakresie stosowania monitoringu – jeśli miałby on objąć takie miejsca jak: pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni – niezbędne jest uzyskanie zgody od związków zawodowych lub w przypadku ich braku – reprezentacji pracowników, wybranej zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami. Zakazuje się monitorowania pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej.
Zmiany również dotyczą zasad przetwarzania orzeczeń lekarskich pracownika posiadającego ważne orzeczenie od poprzedniego pracodawcy. Doprecyzowano także zasady zwrotu orzeczeń i skierowań w razie stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu nie odpowiadają warunkom na nowym stanowisku
Ponadto w Ustawie o ZFŚS wprowadzono zmiany dotyczące przetwarzania danych pracowników korzystających z funduszu:
- wprowadzenie formy oświadczenia przy udostępnianiu pracodawcy informacji o sytuacji życiowej i materialnej pracownika
- do przetwarzania danych mogą być uprawnione wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę
- przechowywanie powyższych danych wyłącznie okres niezbędny do przyznania tych świadczeń.
- dokonywanie corocznego przeglądu danych pracowników, by ustalić czy nadal muszą być one przechowywane.
Ustawa wprowadza szereg innych zmian w polskim porządku prawnym, powyżej opisano jedynie wycinek tych zmian.
Ustawa przewiduje 14 dniowe vacatio legis od daty ogłoszenia, która nie jest jeszcze znana.
Druk tekstu ustawy dostępny tutaj: http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3050