Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.
Część A akt osobowych
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej m.in. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.
Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.
Część B akt osobowych
Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:
- umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 K.p.,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela).
Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami.
W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów.
Część C akt osobowych
W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.), a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
Źródło: http://www.gazetapodatkowa.gofin.pl/przechowywanie-dokumentow-w-aktach-osobowych-pracownikow-2016-55,artykul,155616.html