Termin spisu uważa się za zachowany, jeśli procedura rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy 15 stycznia następnego roku.
W myśl art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie
- drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów
- drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe
- drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Nawet te firmy, które mogą sobie pozwolić na realizację obowiązku wynikającego z ustawy o rachunkowości w ostatniej chwili, muszą zadbać o rzetelne przeprowadzenie spisu, które powinno być poprzedzone odpowiednim przygotowaniem. Powinno ono obejmować następujące czynności:
- Przygotowanie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.
Zarządzenie to powinno zawierać co najmniej określenie przedmiotu spisu z natury oraz terminy rozpoczęcia i zakończenia spisu.
- Powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.
Komisja jest wyznaczana przez kierownika jednostki. Jest to grupa osób odpowiedzialnych za organizację i przeprowadzenie inwentaryzacji oraz przedłożenia wniosków po zakończeniu spisu z natury zwłaszcza dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W skład komisji powinny wchodzić osoby kompetentne, bezstronne, dobrze znające gospodarkę magazynową a także przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz obowiązujące w spółce zasady przeprowadzania inwentaryzacji. Należy dopilnować, aby w skład komisji nie wchodziły osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki. Zespoły spisowe powinny liczyć minimalnie 2-3 osoby.
- Sporządzenie harmonogramu inwentaryzacji
Przygotowaniu harmonogramu powinno towarzyszyć ustalenie obowiązków i praw członków komisji spisowej. Harmonogram powinien zawierać ułożony chronologicznie plan czynności inwentaryzacyjnych według daty ich wykonywania.
- Powiadomienie biegłego
Jeżeli sprawozdanie finansowe spółki podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, to powinna ona powiadomić go o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji. Gdy biegły rewident nie wziął udziału w inwentaryzacji, ponieważ nie został poinformowany przez spółkę o terminie jej przeprowadzenia, może to zostać uznane za ograniczenie zakresu badania, co może wiązać się z zastrzeżeniem w opinii z badania sprawozdania finansowego.
- Sporządzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej
Dokumentacja spisowa obejmuje m.in. arkusze spisowe. Arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania - powinny być ponumerowane w sposób, który uniemożliwi ich podmianę.
- Wyznaczenie rejonów i pól spisowych.
Jeśli jest taka możliwość, za rejony spisowe uznaje się poszczególne pomieszczenia, w których składowane są zapasy podlegające spisowi. Następnie, z rejonów spisowych wydziela się poszczególne pola spisowe, np. według podziału na regały. Pola spisowe należy ponumerować, aby ułatwić ich przydzielenie konkretnym zespołom spisowym.
- Przygotowanie do spisu z natury rejonów i pól spisowych.
Przygotowanie to polega na uprzątnięciu podlegających spisowi składników majątku, zebraniu jednorodnego asortymentu w jednym miejscu, jeśli tylko jest to możliwe, oraz oznaczenie składników majątku w sposób umożliwiający ich identyfikację. Ponadto należy wyodrębnić składniki uszkodzone i niepełnowartościowe.
- Szkolenie członków zespołu spisowego.
Członkowie zespołów spisowych powinni zostać poinstruowani między innymi w zakresie uzupełniania dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz sposobu korygowania w niej błędów.
Ponadto, w przypadku określonych czynności inwentaryzacyjnych, ich wykonanie w drodze spisu z natury może nastąpić:
- raz w roku (w dowolnym momencie danego roku obrotowego):
- zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
- zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną;
- raz w ciągu dwóch lat (w dowolnym momencie w ciągu dwóch lat):
- znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów;
- raz w ciągu czterech lat (w dowolnym momencie roku):
- nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Niezależnie od tego, czy inwentaryzację przeprowadza się na 31 grudnia danego roku, w jego ostatnim kwartale, czy do 15 dnia następnego roku obrotowego, ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (por. art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Dodajmy, że jak wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Co istotne, nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, o których mowa w art. 11 ust. 2 ww. ustawy. W zakres obowiązków kierownika jednostki wchodzą między innymi: powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji (w tym terminy inwentaryzacji), powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu, nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.
Opracowała:
Magda Januszewska
Solid Księgowość